どうもゴンです。今回は、仕事や日常で私たちは色々な問題に直面します。そんな時に役立つ問題解決方法を簡単にまとめていきたいと思いますので最後までお付き合い下さい。
問題が起きた時に何か良い解決策は、、、
問題が起きた場合には、以下のような一般的な解決策があります。
- 冷静になる
問題が起きたときは、落ち着いて状況を把握することが重要です。感情的になると、状況を正確に判断できなくなります。深呼吸をする、数秒間目を閉じる、または問題について話し合うことで、自分を落ち着かせることができます。 - 問題の原因を特定する
問題を解決するには、その原因を正確に特定する必要があります。問題がどこから発生しているのか、何が問題の引き金となっているのかを見つけることが重要です。 - 解決策を考える
問題を解決するためには、解決策を考える必要があります。解決策は、問題の原因や状況に応じて異なります。解決策を考えるときには、創造的な思考や、他人の意見やアドバイスを取り入れることが有効です。 - 解決策を実行する
解決策を考えたら、実行することが重要です。解決策がうまく機能しない場合は、修正する必要があります。問題が解決されるまで、解決策を試行錯誤することが必要です。 - 予防策を考える
問題が解決されたら、同じ問題が再発しないようにするために、予防策を考えることが重要です。問題が再発しないようにするには、問題の原因を特定し、予防策を実行することが必要です。
では、問題解決をするためのステップとは？
問題解決をするための一般的なステップは以下の通りです。
- 問題を明確にする
問題が何であるかを明確にすることが重要です。問題を明確にするには、問題の状況や症状、影響などを分析し、問題の根本原因を特定します。 - 目標を設定する
問題を解決するための具体的な目標を設定します。目標は、解決策を立てるために必要な情報や資源を明確にし、問題解決の(※1)プロセスを促進することができます。 - 解決策を探す
目標を設定したら、解決策を探します。解決策は、問題の原因、状況、目標に基づいて考える必要があります。解決策を探すために、創造的な思考や(※2)ブレインストーミングを用いることが有効です。 - 解決策を評価する
解決策を評価して、最も効果的で実現可能なものを選択します。解決策を評価するためには、その利点、欠点、コスト、リスク、長期的な影響などを考慮する必要があります。 - 解決策を実行する
選択した解決策を実行します。実行する前に、実現可能性を確認し、必要なリソースを確保し、スケジュールを立てます。 - 解決策を評価する
解決策がうまく機能しているかどうかを評価します。問題が解決されていない場合は、解決策を修正する必要があります。 - 結果を反省する
問題解決のプロセスを反省し、将来の問題解決に役立つ教訓を得ます。反省することにより、問題解決のプロセスを改善し、より効果的に問題を解決することができます。
※1プロセスとは？
プロセスとは、一連の手順や工程を実行することで、ある目的を達成するための手続きや方法のことを指します。プロセスは、ビジネス、工業、科学、医療、ソフトウェア開発など、
多くの分野で使用されています。プロセスには、標準化された手順を明確にした手順書が用意されることがあります。これにより、同じタスクを繰り返す場合には、常に同じ手順で実行され、
品質を一定に保つことができます。また、プロセスには、目的や目標、役割や責任、リスク管理、品質管理などを考慮した計画が含まれることがあります。
プロセスは、目的を達成するための一連の手順を整理し、効率的かつ効果的に実行することを可能にします。プロセスの改善や最適化に取り組むことで、品質の向上、コスト削減、生産性の向上など、
多くのメリットが得られることがあります。
※2ブレインストーミングとは？
創造的な問題解決手法の一つで、アイデアを自由に出し合い、多くの異なるアイデアを生み出すことを目的としたグループディスカッションの手法です。
ブレインストーミングは、1950年代にアメリカの広告エージェンシーであるバットン・バートン社の社員アレックス・オズボーンによって開発されました。
ブレインストーミングでは、次のようなルールがあります。
- 批判的な意見は禁止
参加者は、他人の意見に批判的な意見を言わずに、自由にアイデアを出し合うことができます。 - 量産型のアイデアを目指す
多くのアイデアを出し、それらを組み合わせて新しいアイデアを生み出すことが目的です。 - 自由な発想を奨励
参加者は、自分のアイデアを自由に述べることができます。 - 異なるアイデアを組み合わせる
異なるアイデアを組み合わせることにより、よりクリエイティブなアイデアを生み出すことができます。
ブレインストーミングは、問題解決や新しいアイデアの発想など、創造的な課題に対して非常に有効な手法です。また、グループ内のメンバーがアイデアを自由に出し合うことにより、相互の理解を深め、協力関係を構築することもできます。
上記で出た解決策をPDCAサイクルで回す
PDCAサイクルとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の4つのステップを繰り返すことで、問題の解決や業務プロセスの改善を行う手法です。
PDCAサイクルは、品質管理の分野で広く使用され、また、ビジネスマネジメント、プロジェクトマネジメント、リスクマネジメントなどの分野でも活用されています。
PDCAサイクルの各ステップについて説明します。
- Plan（計画）
改善すべき点を明確にし、目標を設定します。次に、問題の原因を分析し、改善策を検討します。 - Do（実行）
計画に基づいて、改善策を実行します。 - Check（評価）
実行結果を評価し、目標に対してどの程度の成果が出たかを確認します。 - Action（改善）
評価結果をもとに、改善策を改めて見直し、必要に応じて再度改善を行います。
PDCAサイクルは、継続的な改善を可能にする手法です。各ステップでの評価と改善によって、業務プロセスの品質が向上し、リスクの軽減、生産性の向上、顧客満足度の向上などのメリットが
得られることがあります。また、PDCAサイクルは、プロジェクトマネジメントにおいても有効な手法であり、プロジェクトの進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて改善を行うことができます。
なぜなぜ分析を使って更に真因は何かを見つけましょう！
「なぜなぜ分析」とは、問題や課題を深堀りするための手法の一つで、問題の原因をさらに深く探るために、疑問形式で質問を繰り返し、問題の本質を探る方法です。この手法は、逆説的思考とも呼ばれ、非常にシンプルな手法でありながら、問題解決に効果的な手法です。
以下に、例を挙げて説明します。
例：出荷した商品が破損している。
- 「なぜ商品が破損しているのか？」という問題に対して、「なぜ商品が破損するのか？」という質問を繰り返します。
- なぜ商品が破損するのか？→運送中に何かがあったから。
- なぜ運送中に何かがあったのか？→商品が梱包不十分だったため。
- なぜ商品が梱包不十分だったのか？→梱包方法に問題があったから。
- なぜ梱包方法に問題があったのか？→従業員のトレーニング不足が原因だった。
このように、問題の原因を分析するために、疑問形式で質問を繰り返すことで、より深い原因を探ることができます。この例では、従業員のトレーニング不足が商品の破損の原因であることが分かりました。
なぜなぜ分析は、問題解決に役立つだけでなく、プロセスの改善や品質向上、業務効率化にも応用できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？仕事で主に新人従業員の課題解決に使われる手法などですが、私たちの日常にも使える手法です。
難しく考えるのでは無く、私生活でも失敗したり、計画通り行かなくて悩んだ時などにこの手法を使うと意外に真因が導き出せると思います！
＼最後まで読んで頂きありがとうございました／
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